Электронный документооборот

Всего десять лет назад документооборот осуществлялся преимущественно на бумажных носителях. Однако с активным развитием информационных технологий появились новые возможности, в том числе стал доступен обмен документами в электронной форме. Попробуем разобраться, что собой представляет электронный документооборот. По сути это возможность отказаться от бумажных носителей и обмениваться документами через специальные сети. В настоящее время многие компании отдают свое предпочтение электронному документообороту, поскольку такой вариант позволяет сократить расходы на материалы и пересылки, а также повысить эффективность деятельности организации.

Системы электронного документооборота в организации

В условиях жесткой конкуренции любая организация нуждается в автоматизации документооборота. Такая возможность позволяет ускорить работу, выявить конкурентов, принять оперативные и стратегические решения. Традиционные способы обмена документами сопровождаются целым рядом проблем: накоплением большого объема материалов, потерей документов, утечкой информации, тратой немалых средств на создание нескольких копий, потерей времени на подготовку и согласование материалов. В то время как слаженная система электронного документооборота в организации позволяет решить данные проблемы.

Кроме того, она обладает следующими преимуществами:

• упрощает работу с документацией, тем самым повышая эффективность;
• обеспечивает слаженную работу всех подразделений организации;
• повышает оперативность доступа к информации;
• повышает производительность сотрудников (сокращается время поиска, создания и обработки документации);
• позволяет устанавливать права доступа к информации.

Учитывая такие преимущества, можно с уверенностью сказать, что любая организация, вне зависимости от масштаба и типа собственности, должна обладать системой электронного документооборота, чтобы успешно развиваться и преодолевать конкуренцию.

Применение электронной подписи для электронного документооборота и сдачи отчетности

В 2002 году появилась возможность обмениваться цифровыми документами, в том числе сдавать отчеты в электронной форме по каналам связи. Это стало возможным благодаря применению электронной подписи, которая является аналогом собственноручной подписи. Передаваемая таким способом информация имеет надежную криптографическую защиту от несанкционированного доступа.

Государственные власти рекомендуют сдачу отчетности в электронном виде, поскольку при этом отношения между налогоплательщиками и налоговыми органами предусматривают надежный информационный обмен. Применение электронной подписи позволяет представлять бухгалтерскую отчетность, налоговые декларации, прочие документы, необходимые при исчислениях и уплате налогов и сборов. Сдача отчетности в электронном виде имеет целый ряд преимуществ, среди которых можно выделить экономию времени, оперативность обработки информации, конфиденциальность, снижение числа технических ошибок. Сегодня многие предприятия оформляют электронную подпись, чтобы получить данные преимущества.